Datenschutzerklärung
1. Allgemeines
Im Rahmen der Bearbeitung des Formulars bearbeitet die Stadt Aarau Ihre Personendaten (nachfolgend: Daten). Dabei beachtet sie einen bestmöglichen Schutz Ihrer persönlichen Daten.
2. Welches Recht ist anwendbar?
Der Serverstandort der Datenbearbeitung liegt in der Schweiz. Die Stadt Aarau hält sich bei der Bearbeitung Ihrer Daten an das anwendbare Recht zum Datenschutz. Die folgenden Rechtsgrundlagen sind dabei massgebend:
- Gesetz über die Information der Öffentlichkeit, den Datenschutz und das Archivwesen (IDAG) vom 24. Oktober 2006 (SAR 150.700)
- Verordnung zum Gesetz über die Information der Öffentlichkeit, den Datenschutz und das Archivwesen (VIDAG) vom 26. September 2007 (SAR 150.711)
3. Wer ist für die Datenbearbeitung verantwortlich und an wen können Sie sich wenden?
Die Verantwortung bezüglich Datenbearbeitung liegt bei der Stadt Aarau. Fragen oder Auskunftsbegehren im Zusammenhang mit Ihren Daten sowie ihre Rechte (Löschung, Berichtigung usw.) können Sie an die Abteilung Organisation & Strategie der Stadt Aarau richten.
Abteilung Organisation & Strategie Stadt Aarau
Rathausgasse 1
5000 Aarau
Telefon 062 836 02 56
E-Mail digitalmanagement@aarau.ch
Mit dem Betrieb des Portals hat die Stadt Aarau einen Provider, BSI Business System Integration AG, Täfernweg 1, 5405 Baden (nachfolgend: Provider) sowie gateB AG, Sennweidstrasse 35, 6312 Steinhausen (nachfolgend: externe Projektleitung) beauftragt. Diesen wird der Zugriff auf die relevanten Daten aus dem System Aarau heraus gewährt.
Der Provider und die externe Projektleitung sind vertraglich in gleicher Weise wie die Stadt Aarau dazu verpflichtet, die Datenschutzvorschriften einzuhalten.
4. Welche Daten werden bearbeitet?
Wenn Sie das Onlineformular ausfüllen, geben Sie verschiedene Daten an und willigen damit in die Datenbearbeitung ein (§ 8 Abs. 1 lit. d IDAG).
Soweit Sie im Rahmen der Dateneingabe Daten von Drittpersonen angeben, liegt es an Ihnen, diese Personen um Erlaubnis der Bekanntgabe ihrer Daten zu fragen. Die Stadt Aarau darf davon ausgehen, dass Sie die Einwilligung in die Bearbeitung dieser Daten von der betreffenden Person eingeholt haben.
Weitere Daten können aufgrund der von Ihnen eingereichten Unterlagen (Dokumente, Fotos) erhoben werden. Gleiches gilt für Daten, welche sich aus Plattformen wie Ihrer eigenen Website, sozialen Medien o.ä. ergeben, soweit Sie selbst in Ihrer Dateneingabe auf diese Plattformen verweisen.
5. Welche Cookies werden eingesetzt?
Das Portal verwendet Cookies. Dabei handelt es sich um kleine Textdateien, die auf Ihrem Endgerät gespeichert werden. Ihr Browser greift dann auf diese Dateien zu, um den Besuch des Gesuchportals nutzerfreundlich zu gestalten. Cookies sind essentiell für die Onlineformulare und die Kommunikation zur Anwendung. Cookies werden nicht verwendet um die Benutzer zu tracken oder für Werbezwecke, sondern rein um die bereits verwendeten Formulare / Daten und Session des Benutzers wiederherzustellen. Es handelt sich hierbei um «first party» Cookies die von BSI stammen. Zur Nutzung des Gesuchportals werden funktionale Cookies eingesetzt. Diese sind erforderlich, um zwischen unserer, der von Ihnen genutzten Website und dem Provider eine Verbindung herzustellen. Es werden keine tracking cookies, cookies von Drittparteien oder dergleichen gespeichert.
Bitte beachten Sie, dass Sie je nach verwendetem Browser unterschiedliche Cookie-Einstellungen wählen können. Falls Ihr Browser keine Cookies zulässt, ist nicht gewährleistet, dass Sie alle Funktionen des Gesuchportals uneingeschränkt nutzen können.
6. Welche Server-Logfiles werden abgespeichert?
Bei der Nutzung des Portals werden Daten erhoben, die Ihr Browser an die Server des Providers übermittelt und die dort als Server-Logfiles für 30 Tage abgespeichert werden. Dabei handelt es sich insbesondere um folgende Daten wie die besuchte Domain, die IP-Adresse des benutzten Endgerätes, die Website, von welcher der Zugriff erfolgte, Datum und Uhrzeit des Zugriffs usw. Von den Daten ist kein Rückschluss auf die original eingegeben Personendaten möglich. Es wird also anonymisiert abgespeichert.
7. Zu welchem Zweck und in welcher Weise werden Ihre Daten bearbeitet?
Die Bearbeitung findet im Zusammenhang mit der Dateneingabe statt.
Alle erfassten Daten werden zunächst auf den Servern des Providers gespeichert und danach im von der Stadt Aarau genutzten CMS-System bearbeitet und auf die städtische Website geladen.
Die Daten werden auch nach dem Absenden des Onlineformulars während 10 Jahren gespeichert. Dies hat den Zweck, dass nachvollzogen werden kann welche Person wann welche Daten eingereicht hat.
Überdies verarbeitet der Provider sowie die externe Projektleitung Ihre Daten zum Zweck der Erbringung der damit in Zusammenhang stehenden Dienste und Funktionalitäten.
Im Rahmen des Einsatzes von Cookies und Server-Logfiles erhobene Daten können zudem zu statistischen Zwecken, zur Verbesserung des Gesuchportals oder auch in Zusammenhang mit Supportfällen, technischen Problemen oder sicherheitsrelevanten Abklärungen bearbeitet werden.
8. Wann werden Ihre Daten gelöscht?
Server-Logfiles beim Provider werden nach 14 Tagen gelöscht (siehe Ziff. 6). Alle übrigen Eingabedaten werden nach 10 Jahren gelöscht (siehe Ziff. 7).
Die mit Anwählen der Zustimmung zur Datenschutzerklärung erteilte Einwilligung in die Datenbearbeitung können Sie jederzeit widerrufen. Ihre Daten werden nach Kenntnisnahme des Widerrufs gelöscht, soweit keine andere gesetzliche Grundlage deren Bearbeitung erlaubt und soweit kein überwiegendes, schutzwürdiges Interesse besteht, das einer Löschung entgegensteht.
9. Wie stellen wir die Datensicherheit sicher?
Der Schutz Ihrer Daten gegen Verlust, Missbrauch, unautorisierten Zugriff, Veränderung oder Zerstörung wird durch diverse technische und organisatorische Massnahmen gewährleistet. Insbesondere werden die im Onlineformular erfassten Daten beim Versenden nach dem aktuellsten Stand der Technik via TLS (https) verschlüsselt und das Gesuchportal ist gesichert.
Der Sicherheitsstandard wird fortwährend den aktuellen technologischen Entwicklungen angepasst und die Angestellten der Stadt Aarau sowie des Providers und der externen Projektleitung werden im Bereich des Datenschutzes regelmässig geschult.
10. Welche Rechte stehen Ihnen zu?
Sie haben das Recht, jederzeit und unentgeltlich Auskunft darüber zu verlangen, ob und welche Ihrer Daten durch die Stadt, den Provider oder die externe Projektleitung bearbeitet werden sowie Einsicht in die Daten zu verlangen (§ 23 ff. IDAG). Ihre Anfrage dazu können Sie an die verantwortliche Stelle gemäss Ziff. 3 richten.
Sie haben das Recht darauf, dass die Stadt Aarau unrichtige, sie betreffende Daten berichtigt, ergänzt oder vernichtet. Wenn Sie ein schutzwürdiges Interesse daran haben, können sie verlangen, dass der Entscheid über die Berichtigung, Ergänzung oder Vernichtung Dritten mitgeteilt oder veröffentlicht wird (§ 27 und § 28 IDAG).
Auszug aus den rechtlichen Grundlagen
Gesetz über die Information der Öffentlichkeit, den Datenschutz und das Archivwesen (IDAG) vom 24.10.2006, SAR 150.700
§ 8 IDAG
1 Öffentliche Organe dürfen Personendaten nur bearbeiten, wenn
a) dafür eine Rechtsgrundlage besteht, oder
b) dies zur Erfüllung einer rechtlichen Aufgabe des bearbeitenden Organs erforderlich ist, oder
c) die betroffene Person eingewilligt hat, oder
d) die Einwilligung der betroffenen Person nicht oder nur mit unverhältnismässigem Aufwand erhältlich gemacht werden kann und die Einwilligung aufgrund der Umstände vorausgesetzt werden kann.
2 Die Bearbeitung von besonders schützenswerten Personendaten und das Profiling sind nur zulässig, wenn
a) dafür eine gesetzliche Grundlage besteht, oder
b) dies für die Erfüllung einer klar umschriebenen gesetzlichen Aufgabe erforderlich ist, oder
c) die betroffene Person eingewilligt hat, oder
d) die Einwilligung der betroffenen Person nicht oder nur mit unverhältnismässigem Aufwand erhältlich gemacht werden kann und die Datenbearbeitung ausschliesslich im Interesse der betroffenen Person liegt.
§ 9 IDAG
1 Grundsätzlich ist das Prinzip der Datenvermeidung und Datensparsamkeit zu beachten, insbesondere beim Einsatz von Informatiksystemen.
§ 27 IDAG
1 Die betroffene Person kann vom öffentlichen Organ verlangen, dass es unrichtige Personendaten berichtigt, ergänzt oder vernichtet. Wenn sie ein schützenswertes Interesse daran hat, kann sie überdies verlangen, dass das öffentliche Organ den Entscheid Dritten mitteilt oder veröffentlicht.
2 Kann die Behörde die Richtigkeit nicht beweisen, muss sie die Personendaten vernichten. Besteht ein überwiegendes Interesse am Erhalt der Daten, kann die Behörde ausnahmsweise einen entsprechenden Vermerk anbringen. Der Regierungsrat regelt die Voraussetzungen durch Verordnung
§ 28 IDAG
1 Die betroffene Person kann vom öffentlichen Organ verlangen, dass es
a) das widerrechtliche Bearbeiten unterlässt, insbesondere dass die widerrechtlich bearbeiteten Personendaten gelöscht werden,
b) die Folgen eines widerrechtlichen Bearbeitens beseitigt,
c) die Widerrechtlichkeit des Bearbeitens feststellt,
d) den Entscheid Dritten mitteilt oder veröffentlicht, wenn sie ein schützenswertes Interesse hat.